De kracht van checklists

Een communicatie-strategie voor elke sector

Door extra eisen die aan personeel wordt gesteld ingegeven door snelle veranderingen en ontwikkelingen die tot nieuwe werkwijzen leiden, worden sommige functies onderbelicht of vergeten. Wanneer een team niet productief samenwerkt, kan dit zorgen voor onnodige stress en zorgen bij de teamleden. Hoe kan je een solide werkomgeving realiseren? Kan je bijvoorbeeld een checklist implementeren? Vaak wordt er over zo’n simpele oplossing heen gekeken maar het kan echt een verschil maken bij werkzaamheden alsmede in je privéleven. Het boost de productiviteit, houdt medewerkers gefocust en dit maakt iedereen weer gelukkig en verhoogt het moraal.

Auteur en chirurg Atul Gawande schreef een boek (The Checklist Manifesto) waarin hij de checklist-methode gebruikt. Hij beschrijft hoe deze methode complexe, zenuwslopende taken behapbaar maakt of het nu het maken van een recept is of een miljoeneninvestering in een bedrijf. Het kan enorme verbeteringen opleveren, bijvoorbeeld vliegveiligheid of overlevingskansen bij hartchirurgie en het kan onze werkwijze waar dan ook voorgoed veranderen. 

Dr. Gawande leidde een project met de World Health Organisation om te zien hoe een checklist werkt tijdens medische chirurgie en of het infectiecijfers kan laten dalen. Hoewel de checklist relatief simpel was, er stonden bijvoorbeeld wastechnieken in, vergroot het missen van een stap het infectierisico van de patiënt. Eenmaal geïmplementeerd was er een duidelijke daling zichtbaar van het infectiepercentage in de ziekenhuizen waar deze de checklist gebruikt werd. Dit bewijst hoe effectief een checklist kan zijn.

Maar wat is nu de beste manier om dit middel te gebruiken?

Gebruik je favoriete werkwijze

Pen en papier, notities op je telefoon of liever werken in het intranet-systeem? Gebruik vooral wat voor jou het beste werkt en wat je in de toekomst wilt gebruiken. Als je in jouw functie geen telefoon mag gebruiken, bijvoorbeeld op de winkelvloer of in de keuken van een restaurant, dan is het logisch dat je bijvoorbeeld de tablet van de zaak in plaats van je privé telefoon

Stel prioriteiten

Het is wellicht een open deur maar zorg ervoor dat je jouw takenlijst in volgorde van prioriteiten uitvoert. Vink de belangrijkste taken als eerste af en zet de belangrijkste punten bovenaan de lijst. Mochten er dan door de dag heen zaken bijkomen, verdwijnen de hoogste prioriteiten niet onderaan de lijst door deze nieuwe taken.

Je team zal misschien hartoperaties uitvoeren maar het gebruiken van een checklist is een heel slim middel in alle branches en natuurlijk ook thuis. Je houdt iedereen gefocust, zorgt dat de basis altijd op orde is en voorkomt extra stress, een win-win situatie. Als bonus kan het ook zomaar eens extra tijd opleveren!